Die Zentrale ist unser Büro: Dort gebt ihr den KI-Mitarbeitern Aufträge, prüft ihre Entwürfe und gebt sie frei. Ömür sitzt im MILLENNIUM Tower in der Mitte, Jonathan und Emir bekommen die Türme links und rechts. Für Maurice wird noch ein eigener Tower eingerichtet; bis dahin sprecht ihr mit Ömür ab, über welchen Tower Maurice Aufträge gibt.
Das dauert etwa zehn Minuten und muss nur einmal gemacht werden.
Wichtig: Die KI-Mitarbeiter schreiben über euer eigenes Claude-Konto. Jeder Auftrag zählt also bei eurer Nutzung.
| Wo | Was es ist | Was ihr damit macht |
|---|---|---|
| Feld oben in der Mitte | Auftragsfeld | Hier schreibt ihr, was ein KI-Mitarbeiter erledigen soll |
| Drei Türme in der Mitte | Die Geschäftsführung: Ömür, Jonathan, Emir | Klick aufs Schild zeigt die Aufträge aus diesem Tower |
| Fünf Gebäude außen | Die Bereiche mit je einem KI-Mitarbeiter | Klick öffnet seine Akte: Aufgabe, Anweisungen, Vorlagen |
| Kasten rechts | Zur Freigabe, laufende Aufträge, zuletzt freigegeben | Hier prüft ihr fertige Entwürfe |
| Leiste unten | Auftragsverfolgung | Zeigt, wo der ausgewählte Auftrag gerade steht |
| Oben rechts: Team, Ablage, Verknüpfungen | Wer dabei ist, alle freigegebenen Dokumente, welche Programme verbunden sind | Zum Nachschauen |
Die fünf KI-Mitarbeiter:
| Bereich | KI-Mitarbeiter | Typische Aufträge |
|---|---|---|
| Vertrieb & Pilotkunden | Vertriebsassistenz | Angebote, Demo-Vorbereitung, Nachfass-Mails |
| Verträge & Verwaltung | Vertragsassistenz | Vertragsentwürfe, Rechnungen |
| Umsetzung & Technik | Technikassistenz | Checklisten für neue Kunden, technische Doku |
| Marketing & Website | Content-Assistenz | Website-Texte, Präsentationen, LinkedIn-Beiträge |
| Kundenbetrieb | Nadine | Nimmt echte Anrufe an. Läuft separat und bekommt keine Aufträge aus der Zentrale. |
Mit der Maus könnt ihr die Karte verschieben und mit dem Mausrad zoomen. Das Viereck unten rechts setzt die Ansicht zurück.
Je genauer der Auftrag, desto besser der Entwurf. Sagt, für wen es ist, was das Ziel ist und was ihr schon wisst.
| Zu ungenau | Gut |
|---|---|
| „Schreib ein Angebot.“ | „Angebot für eine Zahnarztpraxis in Augsburg mit zwei Behandlern, mittags oft nicht erreichbar, Paket Essential.“ |
| „Mach einen LinkedIn-Post.“ | „LinkedIn-Beitrag, warum verpasste Anrufe Praxen Patienten kosten. Ruhig, ohne Werbesprache, höchstens 120 Wörter.“ |
| „Nachfassen bei dem Kunden.“ | „Nachfass-Mail an eine Kanzlei, mit der wir letzte Woche eine Demo hatten. Ziel: Termin für ein zweites Gespräch.“ |
Was der KI-Mitarbeiter nicht weiß, markiert er als [OFFEN: …], statt zu raten. Diese Stellen füllt ihr vor der Freigabe aus.
Jeder Auftrag durchläuft vier Stufen: Eingegangen → In Arbeit → Zur Freigabe → Freigegeben. Nichts verlässt die Zentrale, bevor ein Mensch es freigegeben hat.
Klickt bei einem Entwurf auf „Prüfen“. Dann habt ihr diese Knöpfe:
| Knopf | Wann ihr ihn nutzt |
|---|---|
| Bearbeiten | Kleine Änderungen selbst machen, zum Beispiel [OFFEN]-Stellen ausfüllen |
| Zurück mit Anmerkung | Der KI-Mitarbeiter soll es überarbeiten. Schreibt konkret, was anders sein soll: „Kürzer, Preis rausnehmen, förmlicher“. |
| Freigeben | Der Entwurf ist fertig. Er landet als PDF in der Ablage und, wenn verbunden, in Notion. |
| PDF speichern / Text kopieren | Zum Weiterverwenden außerhalb der Zentrale |
| Entfernen | Auftrag war falsch oder wird nicht mehr gebraucht |
Was ihr selbst freigeben dürft: Texte, Recherchen, Checklisten, Entwürfe für Website und Social Media.
Was immer Ömür freigibt: alles mit Preisen, Angebote, Verträge, Rechnungen und alles, was an einen Kunden oder an AKIL geht. Solche Entwürfe lasst ihr liegen und gebt Ömür kurz Bescheid.
Freigegeben heißt nicht verschickt. Verschickt wird nie automatisch, das macht ihr nach Absprache selbst.
Wenn ein KI-Mitarbeiter immer wieder denselben Fehler macht, passt ihr seine Anweisungen an, statt jeden Entwurf einzeln zu korrigieren.
In der Akte steht danach, wer die Anweisungen zuletzt geändert hat. Mit „Auf Standard zurücksetzen“ kommt die ursprüngliche Fassung zurück.
Ein paar Regeln gelten immer, egal was in den Anweisungen steht: nichts erfinden, Fehlendes als [OFFEN] markieren, alles nur als Entwurf. Größere Änderungen, zum Beispiel an Ton oder Zielgruppe, sprecht ihr vorher mit Ömür ab, weil sie für alle gelten.
| Problem | Lösung |
|---|---|
| „Claude wurde für diese Seite nicht erlaubt“ | Seite neu laden und bei der Abfrage auf Erlauben klicken. Oder oben im Menü der Seite unter Berechtigungen erlauben. |
| „In dieser Ansicht kann die Seite Claude nicht aufrufen“ | Die Zentrale direkt in claude.ai oder in der Claude-App öffnen, nicht über eine Vorschau. |
| Auftrag hängt bei „Unterbrochen“ | Ihr habt die Seite während der Arbeit geschlossen. Auf „Neu starten“ klicken und die Seite offen lassen. |
| „Gerade laufen zu viele Anfragen“ | Ein paar Minuten warten, dann neu starten. |
| Tower lässt sich nicht übernehmen | Ihr habt nur Leserechte. Ömür muss euch als Bearbeiter einladen. |
| „Notion nicht erreichbar“ | Ihr habt Notion nicht mit Claude verbunden. Das PDF liegt trotzdem in der Ablage. |
| Entwurf ist schlecht | „Zurück mit Anmerkung“ mit konkreten Wünschen. Passiert es öfter: Anweisungen des KI-Mitarbeiters anpassen. |
Alles andere: Screenshot machen und Ömür schicken.